Privatlivspolitik

Filskov Sogns Kontaktudvalg
Privatlivspolitik
Version 13-08-2019

Dataansvar for foreningen Filskov Sogns Kontaktudvalg
Foreningen Filskov Sogns Kontaktudvalg behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kortfattet informerer om, hvorledes foreningen behandler personoplysninger i en fair og gennemsigtig proces.

Gennemgående for Kontaktudvalgets databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Filskov Sogns Kontaktudvalg er dataansvarlig og sikrer, at enkeltpersoners personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson:                Johan Aasbjerg Andersen, formand
Adresse:                                                          Omme Landevej 1, Filskov, 7200 Grindsted
CVR:                                                                 37305162
Telefonnr.:                                                      7534 8181
Mail:                                                                 ja@filskovfriskole.dk
Website:                                                          https://filskov.infoland.dk/

Behandling af personoplysninger
Filskov Sogns Kontaktudvalg er en sendemandsforening uden personlige medlemmer.

  1. Deltagerne i Kontaktudvalgets arbejde repræsenterer foreninger i Filskov.
  2. Filskov Sogns Kontaktudvalget behandler personoplysninger, der alle er almindelige personoplysninger.
    Der er tale om registrerings- og kontaktoplysninger til medlemsforeningerne og disses repræsentanter: navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer (fastnet eller mobil).
    Oplysningerne placeres i referater fra foreningens fire årlige møder og på foreningens webside, hvor referater også publiceres. Websidens netadresse er filskov.infoland.dk
    Kontaktudvalget behandler ikke personfølsomme oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse.
  3. Kilder til Kontaktudvalgets personoplysninger:
    Filskov Sogns Kontaktudvalg behandler personoplysninger, som vi modtager fra enkeltpersoner og leverandører i forbindelse med, at de løser opgaver for Kontaktudvalget – herunder betalinger, hvor cvr- og cpr-numre måtte være nødvendige.
    Filskov Sogns Kontaktudvalg arkiverer og opbevarer ikke selv cpr-numre.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger
Filskov Sogns Kontaktudvalg behandler personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

  • Lovlige grunde til behandling er særligt:
    • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle enkeltpersoners oplysninger (interesseafvejningsreglen).
    • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med de deltagende foreninger og deres repræsentanter i Kontaktudvalget.
    • Behandling efter lovkrav.
    • Behandling med samtykke.
  • Formålene med behandling af personoplysninger er:
    • er varetage kontakt til sendemænd og andre repræsentanter fra foreningerne i Filskov, herunder medlemmer af Billund Byråd med bopæl i Filskov sogn. Foreningen Filskov Sogns Kontaktudvalgs medlemmer er foreninger, hvorfra der kan opkræves økonomiske bidrag. Vi har ingen personlige medlemmer og derfor intet medlemskartotek over personlige medlemmer.
    • at varetage funktionen som Filskovs forum for kontakt og kommunikation mellem foreningerne. De tilsluttede foreningers repræsentanter er sendemænd fra foreningerne til kvartalsmøderne i Filskov Sogn Kontaktudvalg.
    • opfyldelse af lovkrav.
    • Filskov Sogns Kontaktudvalg opbevarer ikke personers eller foreningers bankoplysninger, og vi har ingen betalingsservice.
  • Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser i forhold til sendemænd og andre repræsentanter fra foreningerne. Vi har ikke lønnet personale.

Samtykke
Oftest vil Filskov Sogns Kontaktudvalgs behandling af individuelle personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke, nemlig notering i referat af deltagende personer og kontaktpersoner fra foreninger og ad hoc grupper. Vi indhenter derfor kun personligt samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle individuelle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter et individuelt samtykke, er det frivilligt, om enkeltpersonen vil give samtykke, og denne kan til enhver tid trække det tilbage ved at give Kontaktudvalgets formand besked om det.

Videregivelse af individuelle personoplysninger
Filskov Sogns Kontaktudvalg videregiver ikke uden individuelt samtykke individuelle personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Filskov Sogns Kontaktudvalgs referater er offentligt tilgængelige og slettes ikke, da de har historisk værdi.

Enkeltpersoners rettigheder
Enkeltpersoner har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om disse:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til indsigelse

Registrerede enkeltpersoner kan gøre brug af personlige rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling. Dette sker ved henvendelse til Kontaktudvalget. Vores kontaktoplysninger er angivet ovenfor.

Hvis en enkeltperson fx henvender sig med anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, så undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og vi gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Enkeltpersoner kan indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Kontaktudvalget forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vor webside. Ved væsentlige ændringer vil medlemmerne modtage meddelelse herom.

Vedtagelse af privatlivspolitikken
Privatlivspolitiken for Filskov Sogns Kontaktudvalg er behandlet og vedtaget på foreningens bestyrelsesmøde den 13. august 2019.